KLAUZULA INFORMACYJNA

Klauzula informacyjna

Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe

Euro-Trans Sp. z o.o.
 

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
 

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) (dalej RODO) informuję, iż:

Administrator

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe Euro-Trans sp. z o.o. ul. Postępu 4, 02-676 Warszawa NIP: 9521914279, Regon: 015432972, KRS: 0000155014.

Kontakt z Administratorem

1. listownie pod adresem: ul. Postępu 4, 02-676 Warszawa,
2. mailowo pod adresem: biuro@eurotrans.waw.pl

Inspektor Ochrony Danych

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Administratora jest możliwy:

1. listownie pod adresem ul. Jana Kazimierza 55, 01-267 Warszawa,
2. mailowo pod adresem: elzbieta.ruszkowska@erkancelaria.pl

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:

1. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu realizacji obowiązków prawnych i uprawnień spoczywających na Administratorze w związku z koniecznością wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i ustawą o ochronie sygnalistów, w tym w celu przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, rejestrowania złożonych zgłoszeń, podejmowania działań następczych, kontaktu z Sygnalistą, przekazywania informacji zwrotnych.
2. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, tj.:

a) tworzenia analiz i statystyk;

b) obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z procedurą zgłoszeń wewnętrznych.

Kategorie danych osobowych

W ramach zgłoszenia wewnętrznego przetwarzamy następujące dane osobowe:

1. imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe;
2. dane o podejrzeniu naruszenia prawa, które mogą być związane z konkretną osobą;
3. inne dane osobowe podane przez Sygnalistę w zgłoszeniu naruszenia prawa, przy czym dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Odbiorcy danych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą zostać podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi prawne, doradcze, rozwiązań informatycznych, pocztowe, kurierskie, utylizacji dokumentów. Administrator może przekazać Pani/Pana dane osobowe podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Przekazanie danych do państw trzecich

W związku z korzystaniem przez Administratora z rozwiązań technicznych dostawców usług informatycznych Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Pani/Pana dane osobowe zostaną przekazane poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, wymaganego przez RODO. W tym celu:

1. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane do państw, które Komisja Europejska uznała za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, albo
2. Po uprzednim zawarciu umów gwarantujących odpowiedni poziom ochrony - wykorzystaniem wzorów umów, które zatwierdziła Komisja Europejska.

Kopię stosowanych zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się pod adresem elzbieta.ruszkowska@erkancelaria.pl

Okres przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:

1. nie dłużej niż przez okres 3 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
2. w przypadku obrony przed roszczeniami dane osobowe będą przetwarzane do czasu prawomocnego zakończenia postępowań sądowych/administracyjnych z tym zawiązanych lub do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z tytułów wykonawczych stanowiących podstawę egzekucji roszczeń;
3. dane osobowe w zakresie zbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy;
4. jeśli w wyniku przesłanego zgłoszenia zostanie podjęte postępowanie dyscyplinarne i nałożona kara, zapis takiego działania może znaleźć się w dokumentacji pracowniczej. Dane te będą przechowywane przez okres roku nienagannej pracy.

Prawa osób, których dane dotyczą

Ma Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych, wydania ich kopii, ograniczenia przetwarzania i sprostowania.

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

Ma Pani/Pan prawo do żądania od Administratora usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy zawartej z Administratorem, a ponadto odbywa się w sposób zautomatyzowany, ma Pani/Pan prawo do otrzymania kopii swoich danych w ustrukturyzowanym formacie oraz żądania przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

Prawo wniesienia sprzeciwu

Ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją. Po wniesieniu sprzeciwu Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo skargi do organu nadzorczego

Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pani/Pana narusza przepisy RODO. Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Dobrowolność

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może okazać się niezbędne dla potrzeb weryfikacji i prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz podejmowania działań następczych. Podanie danych osobowych jest niezbędne w celu skontaktowania się z osobą dokonującą zgłoszenia. Brak podania danych osobowych może utrudnić lub uniemożliwić weryfikację zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Źródło pochodzenia danych osobowych

Swoje dane osobowe Sygnalista podaje sam. Natomiast w przypadku osób, których zgłoszenie dotyczy, świadków i innych osób wskazanych w zgłoszeniu, zgodnie z art. 8 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów Administrator nie podaje źródła pochodzenia danych osobowych, chyba że Sygnalista nie miał uzasadnionych podstaw sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości. Jeżeli jedna z powyższych sytuacji będzie miała miejsce, poinformujemy Panią/Pana o źródle pochodzenia Pani/Pana danych osobowych.